Administração de Condomínios

Síndico: Representante legal da comunidade condominial, o síndico tem a responsabilidade de administrar o condomínio, assessorado por um subsíndico (se previsto na convenção). Ele deve seguir as determinações da Lei e da convenção do condomínio. Seu mandato é estabelecido na convenção e não pode ultrapassar 2 anos, salvo em caso de reeleição.

O síndico pode ser condômino ou não, mesmo estranho ao condomínio (Lei 10.406 de 10/01/2002, artigo 1.347), podendo ser remunerado ou não, sempre de acordo com a determinação da sua convenção. Conforme entendimento do Secovi (Sindicato da Habitação), todavia, a convenção devidamente registrada que estipula que o síndico deverá ser necessariamente condômino deve ser respeitada.

O quorum para eleição de Síndico, Subsíndico e Conselho (Consultivo ou Fiscal) é de maioria simples das pessoas presentes em assembleia.

O Síndico pode transferir para outra pessoa, poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação de assembleia, salvo dispositivo em contrário na convenção (Lei 10.406 de 10/01/2002, artigo 1.348, parágrafo 2º).

Compete ao Síndico:

I – convocar a assembleia dos condôminos.

II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários.

III – dar imediato conhecimento à assembleia da existência de processo judicial ou administrativo, de interesse do condomínio.

IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia.

V – diligenciar a conservação e guarda das partes comuns e zelar pela prestação de serviços que interessam aos possuidores.

VI – elaborar o orçamento da receita e despesa a cada ano.

VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas.

VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas.

IX – realizar o seguro da edificação.

Fica fácil perceber que a administração de um condomínio envolve uma série de atribuições e questões legais que exigem conhecimento técnico e dedicação do síndico.

Por isso, conte com sua Administradora para prestar toda a assessoria necessária para auxiliá-lo no fiel cumprimento de suas atribuições. Nossos gerentes de atendimento estão preparados e a disposição para atendê- lo e prestar qualquer esclarecimento.

Conselho Fiscal: É o órgão fiscalizador do condomínio, tendo como principal função dar pareceres sobre as contas do síndico. O Conselho Fiscal deve ser constituído por três membros, que podem ser condôminos ou não. Seu mandato também é estabelecido na convenção e não pode ultrapassar 2 anos, salvo em caso de reeleição. Os condomínios formados antes da vigência da Lei 10.406 de 10/01/2002, que instituíram o Conselho Consultivo, permanecem com a sua situação inalterada.

01 – Pagamento do Empregado: A emissão da folha de pagamento, do contracheque e o crédito líquido do salário dos empregados são feitos de forma informatizada, o que otimiza e traz maior segurança no controle e acompanhamento dos recolhimentos de contribuições sociais tais como o INSS, FGTS, PIS, etc.

02 – Forma de Pagamento: O pagamento dos salários, serão através de depósito eletrônico em conta salário ou conta corrente, a critério de cada funcionário, que é o único responsável pela abertura e manutenção de sua conta particular. Essa modalidade de pagamento traz maior segurança e praticidade a todos, já que elimina a circulação de dinheiro no condomínio e o funcionário pode sacar parte ou a totalidade de seu salário em terminais de auto-atendimento 24hs na rede Bancaria.

03 – Datas para recolhimento de encargos: INSS: até o dia 20; PIS: até o dia 25; FGTS: até o dia 7 do mês subsequente.

04 – 13º Salário dos Empregados e INSS: Será pago em duas parcelas, de acordo com a Lei, sendo a primeira em novembro e a segunda em dezembro de cada ano. O INSS sobre o 13º salário será recolhido até o dia 20 de dezembro de cada ano.

05 – Admissão e Demissão de Empregados: Para a contratação de empregados na função de porteiro, zelador, faxineiro, cabineiro, etc, o registro deverá ser feito na Carteira de Trabalho, mesmo no caso de contrato de experiência ou substituição de empregado em férias. A lei não permite a contratação de autônomos para os referidos cargos sem o devido registro. Assim sendo, alertamos que nenhum empregado deverá iniciar suas atividades no condomínio sem que passe pelo processo de admissão, cumprindo todas as formalidades exigidas em Lei. Pedimos a colaboração para encaminharem ao nosso Departamento Pessoal todas as admissões e demissões até o dia 20 de cada mês.

06 – Pesquisa de Ficha Cadastral: Antes de admitir um novo empregado, não deixe de realizar uma pesquisa cadastral completa do candidato selecionado. Consulte seu gerente sobre o piso salarial da categoria.

07 – Substituição de Empregados: O empregado substituto fará jus a salário igual ao do substituído, enquanto perdurar a substituição, excluídas as vantagens pessoais. Tal garantia é válida no período de férias ou licenças do substituído, quando por período igual ou superior a 20 dias ininterruptos.

08 – Exames Médicos: O exame médico deverá ser feito antes da admissão, mudança de função, e nos casos de demissão. O empregado afastado pelo INSS em período igual ou superior a 30 dias deverá ser submetido ao exame médico no primeiro dia de volta ao trabalho. Lembramos a obrigatoriedade do condomínio em manter o PCMSO (Programa de Controle de Saúde Médico Ocupacional) atualizado, através dos exames médicos periódicos conforme artigo 168 da CLT e NR7 do Ministério do Trabalho.

09 – Vale Transporte: O empregado só fará jus ao vale transporte após declarar por escrito o endereço (obrigatório a apresentação do comprovante de residência) e os meios de transporte mais adequados ao seu deslocamento entre residência e trabalho, além do seu compromisso de utilizar o vale transporte exclusivamente para o deslocamento ao seu trabalho.

Importante alertar que é obrigatória a assinatura do pedido de vale transporte de todos os empregados. Aqueles que, por algum motivo, não recebam este benefício deverão assinar uma declaração especifica para tal, isentando o condomínio de fornecê-lo.

10 – Salário Família: Principais requisitos: a) Ter filhos de qualquer condição até 14 anos de idade ou de qualquer idade caso seja inválido; b) Ter remuneração mensal dentro da faixa limite para o direito de receber a cota do Salário-família.

De acordo com a legislação do INSS, além da certidão de nascimento, é necessária a apresentação do comprovante de frequência à escola dos dependentes com idade entre 7 e 14 anos, nos meses de maio e novembro de cada ano, e da caderneta de vacinação ou equivalente dos dependentes menores de 6 anos, no mês de novembro de cada ano. Caso contrário, não terá direito à cota do salário família.

11 – Planilha da Folha de Pagamento: O síndico deverá informar na na folha de ponto a quantidade de horas extras trabalhadas, gratificações, feriados, folgas, faltas, etc, e entregá-las até o dia 15 de cada mês ao nosso Departamento Pessoal de forma que tenhamos tempo hábil para pagar os empregados dentro do prazo legal.

Todas as diferenças salariais pagas ou creditadas na conta corrente do empregado deverão ser demonstradas no contracheque do mês subsequente e estarão sujeitas ao recolhimento de encargos.

12 – Livro de Ponto: Em respeito ao artigo 74 da CLT, os condomínios com mais de 10 empregados são obrigados a adotar livro ou folha de ponto individual.

Mesmo para os condomínios com menos de 10 empregados, a utilização desse controle serve como prova de horário em caso de futura reclamação trabalhista e é, portanto, recomendada.

Uma vez adotado o livro de ponto, deverá ser preenchido o horário no momento de chegada, no intervalo e na saída. Cabe a cada empregado preencher o seu horário e assinar de próprio punho, diariamente.

13 – Horas Extras:Conforme a necessidade de trabalho poderá ser adotada uma jornada mais extensa mediante acordo de compensação e prorrogação de horas extras. A prorrogação máxima diária permitida por Lei é de 2 horas extras. O trabalho além desse limite pode gerar multa administrativa por parte do Ministério do Trabalho.

O trabalho contínuo, superior a 6 horas, deverá ter um intervalo mínimo de 1 hora, que não é computado na jornada de trabalho. Não sendo concedido este intervalo, o mesmo deverá ser indenizado, não podendo ser tratado como hora extra. O Enunciado 91 do Tribunal Superior do Trabalho não permite o pagamento de horas extras com outra rubrica (por exemplo, gratificação/prêmio), de forma que a adoção ou manutenção dessa prática poderá resultar em condenação de novo pagamento integral pela Justiça do Trabalho, caso o empregado postule tal pagamento das horas extras (ainda que pagas sob título de gratificação).

Por outro lado, o pagamento de todas as horas extras (excedentes à 2 horas diárias) sob o título de horas extras poderá resultar em possíveis autuações e lavratura de auto de infração (Art.75 da CLT) quando ocorrer eventual fiscalização, vez que ultrapassado o limite máximo de prorrogação diária permitida por Lei.

As horas extras feitas em feriados ou folgas deverão ser informadas em destaque, na folha de pagamento, e o seu pagamento é calculado na base de 100% de acréscimo.

14 – Folga Semanal: Todos os empregados deverão gozar uma folga semanal, sendo que, todo mês, pelo menos uma delas deverá coincidir com o domingo. A semana, para fins trabalhistas, começa na segunda e termina no domingo, e nesse mesmo período o empregador deverá conceder a folga do empregado.

O pagamento em troca desse descanso não exime a fiscalização de autuar o condomínio pela ausência do descanso. Conforme o Enunciado 146 do TST, “O trabalho prestado em domingos e feriados, não compensado, deve ser pago em dobro, sem prejuízo da remuneração relativa ao repouso semanal”. Ou seja, o pagamento deste dia terá um acréscimo de 100% do dia normal.

Entre uma jornada e outra de trabalho, o descanso deverá ser de, no mínimo, 11 horas, não podendo ser no mesmo dia, conforme artigos 66 e 67 da CLT.

15 – Escala de Serviço: O condomínio poderá acordar com seus funcionários a jornada de trabalho na escala 12 x 36 conforme previsto Convenção Coletiva da Categoria. O empregado terá direito a intervalo para repouso e alimentação. Na jornada diurna, o intervalo é de 1 hora, e na jornada noturna, de 2 horas. Na hipótese de não concessão do intervalo, o empregado fará jus ao recebimento dessas horas, com adicional de 60%, sobre o valor da hora normal de trabalho. Caso o empregado noturno não goze das 2 horas de intervalo, deverá ser indenizado tanto para as 2 horas de descanso não gozado quanto para 1 hora extra diária.
Recomendamos a leitura atenta da Convenção Coletiva de Trabalho da categoria onde estão estipuladas as cláusulas especificas sobre essa jornada.

16 – Recibo Mensal de Salário: Com base na Convenção Coletiva de Trabalho e no artigo 464 da CLT, os recibos mensais de pagamento de salários e de adiantamentos (contracheques) não necessitam ser assinados em casos de transferencias ou depositos.

17 – Férias: As férias devem ser pagas até 2 dias antes do seu vencimento. Inúmeras vezes os empregados apresentam-se para receber seus direitos com esse prazo já vencido, tornando o condomínio passível de multa nos termos da CLT. Importante observar também o controle de férias, encaminhado mensalmente junto à pasta de prestação de contas do condomínio, a fim de evitar o acúmulo de 2 períodos de férias, o que ocasionará pagamento em dobro. É facultado ao empregado reverter 1/3 do período de férias a que tiver direito em abono pecuniário. Acrescentamos que o empregado não poderá entrar em férias sem que apresente ao empregador a sua CTPS, para que nela seja anotada a respectiva concessão (artigo 135 da CLT).

18 – Rescisão de Contrato: Para os casos de demissão sem justa causa, a multa de 40% do FGTS deverá ser depositada na conta do FGTS do empregado junto à Caixa Econômica Federal, antes do pagamento da Rescisão do Contrato de Trabalho. É necessário que o condomínio informe, de imediato, a demissão do empregado. Ressaltamos que a multa do FGTS é, no total, de 50%, sendo 40% do empregado e 10% da Contribuição Social. O depósito mensal é de 8% da remuneração do empregado.

Cabe ressaltar que o STF – Supremo Tribunal Federal, já consolidou entendimento de que o empregado aposentado por tempo de serviço terá direito a receber a multa de 40% do FGTS sobre todo o período trabalhado, mesmo no caso de o mesmo já ter levantado a quantia do FGTS.

19 – Assembleias: É o órgão máximo deliberativo do condomínio, no qual são discutidos e aprovados todos os assuntos de interesse da comunidade condominial. As decisões tomadas em assembleia devem ser acatadas por todos os condôminos, contanto que não contrariem a Legislação em vigor. Somente terão direito a voto os condôminos em dia com suas contribuições condominiais. O prazo de convocação deve ser determinado pela convenção e a ata com todas as resoluções tomadas em assembleia devem ser divulgadas aos condôminos em até 8 dias após sua realização. As assembleias podem ser:

I – ordinárias: É obrigatória a realização de pelo menos uma assembleia ordinária ao ano e no período estipulado na convenção com a finalidade de aprovar as contas e deliberar outros assuntos pertinentes ao condomínio. Compete ao síndico determinar o dia, hora e local para sua realização.

II – extraordinárias: É realizada quando há necessidade e discutir assunto de interesse geral, que pedem certa urgência. A convocação deve ser feita pelo síndico ou por condôminos que representem pelo menos 1/4 do condomínio.

20 – Previsão Orçamentária: Recomendamos expressamente que o condomínio formule uma previsão orçamentária anual que seja submetida à assembleia para aprovação. Além de definir verba para as despesas previstas no período, também deverá ser feita uma previsão para cobrir eventuais reparos de pequeno valor e manter o equilíbrio orçamentário. É fundamental que o síndico não ordene despesas que não possuam verba prevista no orçamento, sem que determine, com aprovação prévia de assembleia, o respectivo rateio entre os condôminos.

Para elaborar uma previsão orçamentária adequada ao seu condomínio, não deixe de pedir uma orientação da administradora.

21 – Seguros Obrigatórios: Com base no Acordo Coletivo da categoria, todo condomínio é obrigado a providenciar os seguintes seguros para seus empregados: a) Plano de Assistência Funeral; b) Seguro de Vida; c) Seguro Complemento Salarial. Os valores mínimos de cada seguro estão previstos na Convenção da categoria.

22 – Convenção Coletiva da Categoria: A data-base da Convenção para empregados em condomínios no Município de Porto Velho é no mês de janeiro e tem validade de 12 meses.

Recomendamos sempre a leitura anual da Convenção Coletiva, pois contém diversas informações de grande relevância para o condomínio.

23 – Desvio de Função: A função de Auxiliar de Portaria só pode ser utilizada quando há um porteiro para ser auxiliado. Caso o empregado fique só na portaria, o mesmo não é tido como auxiliar, e sim porteiro.

24 – Conectividade Social / Certificação Digital – ICP: A Conectividade Social é um canal eletrônico de relacionamento desenvolvido pela Caixa Econômica Federal e é utilizado para transmissão via internet dos arquivos gerados pelo programa de recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social.

A partir de junho/2013, o acesso à Conectividde Social para fins de transmissão dos arquivos e liberação da chave para saque do FGTS dos empregados demitidos sem justa causa só será possível através da utilização do Certificado Digital ICP – Brasil. Os empregadores que não tiverem certificado digital estarão impossibilitados de recolher o FGT e ter acesso às informações dos empregados.

25 – PCMSO – Programa de Controle Médico Ocupacional: É obrigatório a implantação e desenvolvimento do Programa por profissional em Medicina do Trabalho, cabendo orientação sobre os exames médicos previstos na legislação específica e a manutenção, em arquivo, dos dados de todos os empregados e assistidos, cada um com seu prontuário.

26 – PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais: É um programa contínuo com laudo de validade anual. Sua finalidade é a preservação da saúde e da integridade física dos trabalhadores. Todos os condomínios que possuem empregados estão obrigados a ter o PPRA.

27 – PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário: É a descrição de toda a vida profissional de cada empregado, contendo as informações do PCMSO, PPRA e LTCAT. Será feito em 2 vias, sendo sua emissão obrigatória nos casos de demissão, acidente de trabalho, auxilio doença ou concessão de aposentadoria especial.

28 – C.I.P.A – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes: Os condomínios com 51 ou mais funcionários são obrigados a implantar o C.I.P.A, conforme estipulado na Norma Regulamentadora n° 5. Já aqueles que não são obrigados, deverão promover anualmente treinamento para pelo menos um empregado designado.

29 – Documentos Obrigatórios na Portaria: Para atender as fiscalizações trabalhistas, é necessário que o condomínio apresente de imediato ao Fiscal os seguintes documentos atualizados: Livro de Inspeção do Trabalho; Livro de Ponto (se obrigatório); Cartão CNPJ; Quadro de Horário dos Empregados; Escala de Revezamento.

30 – Contratação de Autônomos: Com base no artigo 3º da CLT, a contratação de autônomo não poderá incluir os seguintes requisitos: a) Subordinação; b) Pessoalidade (o próprio contratado deverá executar o serviço); c) Não eventualidade (prestação de serviço ao condomínio de forma contínua e permanente); d) Onerosidade (o valor a ser pago deverá ser definido em contrato pré-estabelecido entre as partes). Tais requisitos, se presentes, podem caracterizar vínculo empregatício.

31 – Pagamentos às Firmas ou Autônomos: O Síndico, sempre que efetuar uma compra, deverá solicitar a emissão de Nota Fiscal. Quando um serviço for efetuado por autônomo, é obrigatório solicitar ao prestador do serviço um recibo com a inscrição do INSS/PIS, CPF e Carteira de Identidade. Caso ele não esteja inscrito no PIS, o condomínio deverá solicitar que o mesmo se cadastre para então contratá-lo.

32 – COFINS: A retenção da COFINS – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social, tornou-se obrigatória a partir de 01/02/2004 nos pagamentos efetuados por pessoa jurídica a outra pessoa jurídica, decorrente da prestação de serviços profissionais, serviços de limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, transporte de valores, locação de mão de obra e factoring.  O valor da retenção é de 4,65% sobre o valor pago no mês, á mesma pessoa jurídica, sendo dispensada a retenção quando o valor for inferior a R$ 5.000,00 – Lei 10.925 de 23/07/2004. Os valores retidos na quinzena deverão ser recolhidos ao Tesouro Nacional até o último da útil da semana subsequente á retenção. As empresas optantes pelo SIMPLES não estão obrigadas a efetuar a retenção do COFINS.

33 – Serviço de Malote: Para a maior segurança e comodidade de nossos clientes.

É fundamental que todo documento seja enviado em envelope lacrado e com protocolo discriminando seu conteúdo. Fica vedado o transporte de qualquer numerário em espécie. Em caso de envio de cheque, o mesmo deverá obrigatoriamente estar cruzado e nominal a Administradora. O não cumprimento destas normas de segurança desobriga a administradora de qualquer responsabilidade em caso de perda ou extravio.

34 – Guarda de Documentos: Sugerimos que todos os documentos fiscais, previdenciários e trabalhistas sejam guardados por prazo indeterminado, independentemente do prazo de fiscalização, em local seguro de forma a evitar perda de documentos. Caso o condomínio possua o Manad – Manual Normativo de Arquivos Digitais, os respectivos cd´s que a Pioneira envia anualmente ao condomínio devem ser guardados pelo prazo mínimo de 5 anos. Ainda assim, é necessária a guarda dos documentos físicos.

35 – Cartão do CNPJ: Os condomínios continuam isentos da declaração do Imposto de Renda. Porém, é necessário ter o cartão do CNPJ atualizado para a realização dos seguintes itens: a) Todos os recolhimentos feitos através de Darfs (tais como IRRF, PIS, custas processuais); b) Entrega da RAIS; c) Entrega da DIRF; d) Abertura de conta bancária; e) Recolhimento do COFINS; f) Adquirir a Certificação Digital ICP.

Sempre que houver eleição de um novo Síndico, há necessidade de alteração do CPF do responsável junto à Receita Federal.

36 – Locação de Partes Comuns do Condomínio: Na hipótese de locações de partes comuns, o condomínio deverá observar o seguinte: a) Os rendimentos decorrentes serão auferidos pelos condôminos, na proporção da parcela que for atribuída a cada um, ainda que tais rendimentos sejam utilizados na composição do fundo de receitas do condomínio, na redução da contribuição condominial ou para qualquer outro fim; b) O condomínio estará sujeito ao cumprimento de todas as exigências tributárias cabíveis, relativamente aos tributos administrados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil, especialmente no que tange às normas contidas na legislação do imposto sobre a renda referente à tributação de rendimentos auferidos com a locação de imóveis.

Dicas úteis:

 

Prazos e vencimentos: Todo condomínio é legalmente obrigado a cumprir prazos tais como pagamentos de salários, férias, encargos (INSS, FGTS, PIS), contas públicas e de fornecedores, dentre outros.

Por isso, nunca deixe para nos enviar contas para pagamento na véspera ou no próprio dia do vencimento. Seja através de Notas Fiscais, é necessário uma conferencia prévia de todos os documentos para que cada pagamento possa ser validado e as retenções previstas em lei sejam calculadas e processadas em nosso sistema. Enviando com antecedência, todo esse procedimento já terá sido cumprido previamente, trazendo total segurança no cumprimento dos prazos.

O mesmo se aplica para as informações referentes a folha de pagamento e emissão da cobrança de cotas condominiais. Como existem prazos a cumprir, todas as informações para fechamento da folha devem ser enviadas até o dia 15 de cada mês. Já as de cobrança, o prazo máximo é o dia 10 de cada mês.

Conservação de Elevadores: É obrigatória a contratação de firma especializada para conservação ou manutenção. No contrato de manutenção as peças necessárias para reparos estão incluídas no preço da mensalidade. Já no de conservação, as peças ficam por conta do condomínio.

Dedetizações e Limpezas: É recomendável que, a cada seis meses, seja feita a dedetização bem como a limpeza das caixas d`agua por empresa especializada. As caixas de gordura devem ser limpas semanalmente para evitar acúmulo de sujeira e mau odor. É importante instruir os empregados para que os detritos provenientes desta limpeza sejam recolhidos aos latões de lixo para serem removidos pela empresa de retirada de lixo.

Equipamentos de Combate à Incêndio: É de fundamental importância que os equipamentos do condôminio estejam em ordem de uso e dispostos da maneira correta. As mangueiras de incêndio devem estar guardadas nos compartimentos próprios e enroladas da maneira correta. Não devem ser usadas pelos porteiros para lavagem do prédio, pois este uso faz com que as mesmas apodreçam.

Fique atento ao prazo de validade dos extintores, que devem ser espalhados pelo condomínio conforme a sua especificação e área em que serão utilizados. No quadro de força do prédio, bem como na casa de máquinas dos elevadores, deverá haver um extintor do tipo “Pó químico”, indicado para incêndio de origem elétrica. Na garagem e portaria deverá haver um extintor do tipo “espuma”, indicado para os incêndios de origem comum (papéis, madeira, fibras) e os de origem de derivados de petróleo (gasolina, álcool, óleo, graxa).

Sinaleiras: A Lei Municipal 5.526/2012 veda a instalação e funcionamento de sinaleiras sonoras de entrada e saída de veículos em edificações situadas em bairros e logradouros residenciais. A desobediência ou inobservância de qualquer dispositivo desta Lei sujeita o infrator à advertência por escrito, para sanar a irregularidade no prazo de até trinta dias, contado do notificado, sob pena de multa no valor de R$ 1.500,00.

Aparelhos de Ar Condicionado tipo Split: A Lei Municipal 5.598/2013 dispõe,  no Art 2°, que os aparelhos de ar condicionado tipo Split que forem instalados em posição elevada conforme o Art 1º deve possuir, na fixação da unidade externa que possui o compressor, uma mão francesa em aço inoxidável capaz de receber o peso necessário do conjunto.

Telefones Úteis:

Ambulância – Serviço público de remoção de doentes: 192
Corpo de Bombeiros: 193
Defesa Civil: 199
Policia Civil: 197
Policia Federal: 194
Policia Militar: 190
Delegacia da Mulher: 180
Procon: 151
Direitos Humanos: 100
Ampla: 0800 280 0120
Anatel: 1331
ANS: 0800 61 1997
Correios (capitais): 0800 570 0100
INSS: 135